Fondation Dynastie

Mandat

Relevant de la direction générale, la personne titulaire de ce poste assure la coordination logistique de tous les événements de la Fondation Dynastie. Cette personne joue un rôle essentiel dans la planification et la mise en œuvre des événements, garantissant leur bon déroulement et contribuant ainsi à la réussite des activités de la fondation.

Principales responsabilités

Gérer l’appel des bénévoles, leur recrutement, la planification de leurs tâches et assurer leur encadrement pendant les événements.
Contacter et négocier avec les fournisseurs pour la location de salles, le traiteur, le service et tout autre besoin logistique.
Superviser la logistique technique des événements, incluant la mise en place des équipements audiovisuels et informatiques nécessaires.
Assurer le booking des salles de conférence et des salles d’événements, en coordination avec les différents départements de la fondation.
Élaborer les plans logistiques pour chaque événement, incluant l’agencement des lieux, les horaires et la gestion des imprévus.
Servir de point de contact principal pour les fournisseurs et les bénévoles, assurant une communication claire et efficace.
Être présent(e) sur les lieux des événements pour superviser l’installation, le déroulement et le démontage, en veillant à la résolution rapide de tout problème logistique.
Rédiger des rapports post-événements détaillant les aspects logistiques et proposant des améliorations pour les éditions futures.
Effectuer toutes autres tâches connexes liées à la logistique des événements internes de la fondation.

Description de tâches

Lancer les appels à bénévoles, organiser les séances d’information, assigner les tâches et assurer un suivi constant.
Négocier les contrats, gérer les relations avec les fournisseurs et assurer le respect des termes des accords.
S’assurer que tout l’équipement technique requis est disponible, installé et fonctionnel pour les événements.
Coordonner avec les gestionnaires d’espaces pour réserver et configurer les salles en fonction des besoins spécifiques des événements.
Préparer des plans logistiques détaillés, incluant les plans de salle, les horaires d’installation et de démontage, et les itinéraires de livraison.
Être le point de contact principal sur le site pendant les événements, supervisant les bénévoles et les fournisseurs, et gérant les imprévus.
Rédiger des rapports d’évaluation logistique pour chaque événement, incluant les aspects réussis et les points à améliorer.
Travailler en étroite collaboration avec les autres départements pour assurer une coordination fluide des événements.

Description détaillée de la fonction

Lancer les appels à bénévoles, organiser les séances d’information, assigner les tâches et assurer un suivi constant.
Négocier les contrats, gérer les relations avec les fournisseurs et assurer le respect des termes des accords.
S’assurer que tout l’équipement technique requis est disponible, installé et fonctionnel pour les événements.
Coordonner avec les gestionnaires d’espaces pour réserver et configurer les salles en fonction des besoins spécifiques des événements.
Préparer des plans logistiques détaillés, incluant les plans de salle, les horaires d’installation et de démontage, et les itinéraires de livraison.
Être le point de contact principal sur le site pendant les événements, supervisant les bénévoles et les fournisseurs, et gérant les imprévus.
Rédiger des rapports d’évaluation logistique pour chaque événement, incluant les aspects réussis et les points à améliorer.
Travailler en étroite collaboration avec les autres départements pour assurer une coordination fluide des événements.

Profil recherché

Expérience en gestion logistique, organisation d’événements ou domaine connexe
Excellentes compétences en organisation et gestion du temps
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression
Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
Capacité à négocier et à gérer des relations avec divers fournisseurs
Compétences en gestion de bénévoles et en coordination d’équipe
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion d’événements
Bilinguisme (français et anglais) souhaité
Autonomie, proactivité et souci du détail

NOTRE MISSION, NOS VALEURS ET NOS PILIERS D’ACTION

À travers différentes initiatives, la Fondation Dynastie s’est donné comme mission de soutenir et accompagner les personnes issues des communautés noires évoluant dans les médias, les arts et la culture en facilitant leur développement et leur professionnalisation.

Notre vision est de Transformer de manière durable les industries culturelle, artistique et médiatique pour assurer une meilleure représentativité des communautés noires.

NOS PILIERS D’ACTIONS

Inspirer

les jeunes de la relève et leur donner des opportunités pour exploiter leur plein potentiel.

Soutenir

la professionnalisation des talents émergents et offrir des ressources favorisant le développement de compétences, la croissance artistique et le réseautage professionnel.

Canaliser

nos réseaux pour créer des opportunités professionnelles et de maillage.

Transformer

les industries culturelles et médiatiques en favorisant la représentativité, l'inclusion et l'autonomisation des talents issus des communautés noires.

Sensibiliser

aux enjeux de représentativité, d'égalité et de diversité, en mettant en avant les voix et les talents des communautés noires.

Développer

les industries culturelles et médiatiques en mettant en œuvre des initiatives innovantes et en soutenant activement les talents émergents des communautés noires.

donnez-maintenant

Grâce à vos dons nous pouvons poursuivre notre mission: celle de soutenir et accompagner les personnes issues des communautés noires évoluant dans les médias, les arts et la culture en facilitant leur développement et leur professionnalisation.

chargé.e, LOGISTIQUE ET ÉVÉNEMENTS